Het papierloze kantoor is nog verreweg van een realiteit, blijkt uit een onderzoek uitgevoerd door AIIM. Het onderzoek onderschrijft dat organisaties er nog lang niet zijn als het gaat om het digitaliseren van papier-gedreven processen. Organisaties hebben dagelijks honderden documenten te verwerken en dit worden er alsmaar meer. De processen rondom het sorteren en classificeren van de documenten blijft een opgave voor organisaties, maar ze worstelen nog het meest met het onttrekken van de cruciale informatie voor de business uit alle documenten. Maar liefst 74% van de ondervraagden gaf aan dat hun organisatie baat zou hebben bij papierloze werkwijzen.
Door het digitaliseren van content, wordt veel informatie veilig gesteld. Tevens kan het zakelijk processen optimaliseren, doordat meer waardevolle informatie geanalyseerd kan worden. Er zijn veel voordelen die lang niet alle organisaties ontdekt hebben. Perceptive Software zet de belangrijkste op een rij:
1. Voorkom fouten door menselijk handelen
Geautomatiseerde werkprocessen zorgen ervoor dat organisaties documenten kunnen verwerken, zonder tussenkomst van medewerkers. Fouten door menselijk handelen worden hierdoor voorkomen, waardoor er geen kosten gemaakt hoeven worden om deze fouten te herstellen.
2. Versnel de verwerkingstijd
De snelheid van het verwerken van documenten wordt aanzienlijk verhoogd. Klantorders kunnen bijvoorbeeld direct worden verwerkt, waardoor ze sneller omgezet kunnen worden naar inkomsten voor het bedrijf. Bovendien houden medewerkers op deze manier meer tijd over om zich te richten op bedrijfskritische taken wat de business eveneens ten goede komt.
3. Altijd toegang tot documenten
Cloud-gebaseerde Intelligent Data Capture-oplossingen bieden het voordeel dat medewerkers altijd en eenvoudig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, vanaf welk apparaat of locatie dan ook.
4. Verhoog de veiligheid
De juiste informatie wordt direct naar de desbetreffende, bevoegde medewerker gestuurd in een afgeschermde omgeving. Documenten worden veilig opgeslagen en de kans op het verliezen van documenten is vrijwel nihil. Dit is met name belangrijk voor financiële afdelingen die dagelijks te maken hebben met vertrouwelijke informatie en strenge regelgeving omtrent gevoelige informatie zoals bankgegevens.
5. Bescherm de reputatie
Een sterke reputatie is de belangrijkste bezit van een organisatie en reputatieschade kan dan ook desastreus zijn voor het voortbestaan van iedere organisatie. Door processen te digitaliseren zijn bedrijven in staat om de kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie te waarborgen, zonder dat ze het risico lopen op blijvende schade door foutief menselijk handelen.
Volgens Perceptive Software biedt een Intelligent Data Capture-oplossing uitkomst. Hiermee zijn organisaties in staat om gescande documenten automatisch te classificeren op basis van hun inhoud. Bedrijven kunnen dergelijke oplossingen inzetten om ongestructureerde of semigestructureerde documenten, zoals facturen, orders en brieven, te sorteren op basis van hun inhoud. Documenten worden automatisch gecheckt op context, gevalideerd, gereconcilieerd en doorgestuurd naar de juiste bedrijfsapplicaties om verwerkt te worden.
Door de geavanceerde patroonherkenningstechnieken die werken zoals het menselijk brein, is het niet nodig om op basis van templates of vooraf ingestelde regels data te onttrekken. Een Intelligent Data Capture-oplossing kan op basis van een paar voorbeelddocumenten getraind worden om de informatie te verwerken, onafhankelijk van het format. Optical Character Recognition (OCR)-technologie wordt gebruikt om documenten te classificeren, de belangrijkste data te onttrekken en te valideren om ze daarna te exporteren. De belangrijkste gegevens op een factuur worden bijvoorbeeld automatisch naar het financieel management systeem gestuurd en personeelsgegevens stromen automatisch door naar het ERP-systeem.
“Ondanks de overduidelijke voordelen, zijn er nog teveel bedrijven die flink achterlopen doordat ze voor hun dagelijkse processen gebruikmaken van hard-copy documentatie”, stelt Christina Bowe van Perceptive Software. “Sommige bedrijven zijn bang dat het digitaliseren van hun postkamer te gecompliceerd is, terwijl dit uitbesteed kan worden aan vakkundige bedrijven. Deze bedrijven weten hoe ze om moeten gaan met ingewikkelde uitdagingen om een digitale postkamer op te zetten. Op deze manier hebben bedrijven wel de voordelen, maar niet de lasten.”
