Het verminderen van de registratiedruk voor verpleegkundigen en het verhogen van de datakwaliteit, en daarmee patiëntveiligheid, staat in alle ziekenhuizen op de agenda. Het woord ‘app’ valt daarbij veelvuldig. Maar slechts weinig ziekenhuizen zijn er tot op heden in geslaagd een app te ontwikkelen voor verpleegkundigen,waarmee zij eenvoudig de belangrijkste patiëntdata kunnen inzien en aanvullen. Meander Medisch Centrum ging eind 2014 live met een speciaal voor en door verpleegkundigen ontwikkelde app.
Hoe kun je het werk van verpleegkundigen verlichten, zodat zij minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp en dus meer tijd overhouden voor de patiënt? Het is een vraag die in veel ziekenhuizen speelt en waar de meesten het antwoord ook wel
op hebben gevonden: door de introductie van apps die specifiek voor een bepaalde taak zijn ontwikkeld en die registratie aan de bron mogelijk maken.
Dit is dus ook precies wat in veel ziekenhuizen gebeurt. Sommige hebben een viewer gemaakt waarmee medisch personeel op een smartphone of tablet inzicht krijgt in de patiëntgegevens. Er zijn ook ziekenhuizen die simpele apps hebben ontwikkeld om de
meest voorkomende waarden in het EPD te registreren, zoals hartslag, bloeddruk en temperatuur. Er zijn apps voor het doen van klinische aanvragen.
Maar de grootste toegevoegde waarde ligt natuurlijk in de combinatie van deze functionaliteiten, aangevuld met workflow en ruggespraak houden met een arts. En dat is dan ook wat Meander Medisch Centrum in samenwerking met Dell en MCS heeft ontwikkeld.
Van COW naar tablet
Projectmanager EPD Sebes Zevenhuizen vertelt: “Op onze twee oude locaties maakten we al gebruik van een verpleegkundig EPD. Dat was toegankelijk via desktop computers. Toen we ruim een jaar geleden de nieuwbouw betrokken, hebben we Computers on Wheels (COW’s) uitgerold. Dat maakte het werk van verpleegkundigen een stuk makkelijker. Maar omdat er alleen nog maar eenpersoonskamers zijn, hebben ze niet altijd een COW bij de hand. Dus maakten ze, net als in de meeste andere ziekenhuizen, nog altijd gebruik van loopbriefjes.
Een paar keer per dag voerden ze alle op die briefjes geregistreerde data in op de COW. Je kon daardoor nooit precies terughalen wanneer een bepaalde waarde was veranderd, want het moment van registreren bij de patiënt was niet gelijk aan het moment van
registreren in het EPD.”
In de zomer van 2014 ging een team van enkele verpleegkundigen samen met enkele collega’s van de afdeling Informatievoorziening& Automatisering (I&A) en twee experts van Dell aan de slag met de ontwikkeling van een Windows 8 app voor bijna het hele verpleegkundig dossier.
Eén app-ontwerper van Dell heeft twee weken op een verpleegafdeling meegelopen en bekeken hoe de processen lopen en hoe de informatie op papier gebruikt wordt. Op basis van deze informatie is middels meerdere interactieve sessies met I&A en de eindgebruikers het concept, de functionaliteit, navigatie, interactie en informatiearchitectuur gedefinieerd en is de app ontwikkeld.
Alle informatie bij de hand
In december 2014 was de app met het verpleegkundig dossier klaar voor gebruik. Seniorverpleegkundige Hendrika Schouten laat hem zien. “Kijk, hier zie ik al mijn patiënten en swipe ik één pagina verder dan zie ik alle patiënten op onze afdeling. Dat is handig, want zo kunnen we eenvoudig patiënten aan elkaar overdragen. Op de eerste pagina zie je behalve de naam, het geslacht en de diagnose van de patiënt ook bijzonderheden zoals allergieën, wel of niet reanimeren en een icoontje dat aangeeft wanneer je alleen met beschermende kleding naar binnen mag. Je hebt dus altijd op één scherm die informatie van al je patiënten bij de hand.”
“Klik je verder door op een patiënt, dan zie je het verpleegkundig dossier van die patiënt. Daarin staat informatie zoals temperatuur, bloeddruk, pols, ademhaling, saturatie, pijnscore, bewustzijn, vochtbalans enzovoort. Je hebt je takenlijst waarop je kunt aanvinken als je een verpleegkundige handeling hebt verricht. Je ziet welke infusen er lopen of al klaar zijn en afgekoppeld kunnen worden. En je kunt aantekeningen maken. Je kunt bovendien eenvoudig ruggespraak houden met een arts door hem of haar via de app een vraag te stellen. Dat verlaagt de drempel om een medisch specialist te raadplegen als je twijfelt, want een berichtje kan de arts beantwoorden als het hem uitkomt.”
Druk wegnemen
Schouten is in haar nopjes met de app. “Het grootste voordeel vind ik het feit dat je registreert aan de bron, wat veel druk wegneemt in
je hoofd. Voorheen was een taak pas afgerond op het moment dat ik het ook op de COW had geregistreerd en soms was dat pas uren later. Nu heb je gewoon geen achterstand meer. Dat is vooral fijn in
situaties waarin een patiënt ineens verslechtert en je iedere tien minuten bepaalde waardes controleert. Nu voer je dat direct in in het EPD en niet eerst op een briefje.”
“De arts heeft hierdoor ook direct zicht op de laatste waardes. Doordat ik in de app naast mijn eigen patiënten ook de andere patiënten op de afdeling zie, kan ik op drukke momenten makkelijker collega’s helpen. Via de app heb ik inzicht in de laatste stand van zaken en kan ik direct gegevens registreren onder mijn eigen naam.”
Dit verhoogt de veiligheid en kwaliteit van zorg. Te meer daar de kans op registratiefouten afneemt. Schouten lacht: “Ik heb zelf een onleesbaar handschrift. Als je iets eerst opschrijft en een paar uur later overtypt, loop je gewoon meer risico dat je iets verkeerd invoert dan wanneer je dat meteen aan de bron doet. Bovendien scheelt het tijd, je hoeft er niet meer apart voor te gaan zitten om die loopbriefjes in te voeren. Die tijd kunnen we nu besteden aan de patiënt.”
De privacy is er ook bij gebaat. “Nu staat er alleen data in het EPD en nergens anders. Ook niet op de tablet, want deze maakt alleen verbinding naar het EPD, maar slaat zelf geen data op.”
Patiënten vinden de nieuwe manier van werken vertrouwenwekkend. “We krijgen best veel reacties,” zegt Schouten. “Doordat patiënten zien dat we hun waarden meteen invoeren, hebben ze nog meer het gevoel dat we goed op ze letten. Jongere
patiënten vinden het ook gewoon hip dat wij zo werken, die zijn echt geïnteresseerd in hoe het precies werkt.”
Innovatieproces
De tablet is gekozen omdat deze precies past in een uniformzak van een verpleegkundige. Bovendien sluit het Windows-platform naadloos aan op alle huidige security- en autorisatieprofielen, zoals deze ook gelden voor het werken aan een PC of COW. De tablets worden ’s avonds opgeborgen in een Ergotron Tablet kast, die
ontwikkeld is voor het opladen van grote aantallen tablets.
“In de nacht kunnen verpleegkundigen altijd wel beschikken over een COW, dus dan heb je de tablet niet echt nodig,” verklaart Schouten.
Waar zij het wel ziet zitten om ook met de tablet te bellen, is dat voor Director Digital & ICT Vincent van Luling nog een stap te ver. “De telefoons zijn geïntegreerd met ons verpleegoproepsysteem,” vertelt hij. “Dat moet een betrouwbaarheid en beschikbaarheid hebben van 100 procent. Daar zijn de tablets nog niet op ontworpen, en dat hoeft ook niet. Al denk ik dat op termijn al die devices wel zullen integreren tot één.”
Een andere wens van de verpleegkundigen is om meer inzicht te hebben in de anamnese van patiënten. Aan die vraag wil Zevenhuizen graag gehoor geven. “De app maakt via webservices verbinding met het EPD. Zie het als een stekker en een doos. Het toevoegen van de anamnese is technisch gezien niets meer of minder dan een extra stekkertje erbij. De energie zal gaan zitten in hoe je de voorgeschiedenis van de patiënt wilt tonen op het beperkte scherm van de tablet.”
Van Luling juicht dit soort ideeën van gebruikers van harte toe. “We kijken nu hoe we het innovatieproces kunnen inrichten. Een van de ideeën is om ieder kwartaal een reviewsessie te houden met gebruikers, waarna we hun wensen via kort cyclische ontwikkeltrajecten vormgeven in de app.”
Koppeling naar EPD
Dell, die met veel ziekenhuizen samenwerkt, ziet dat Meander op dit onderdeel vooroploopt. Er is zelfs internationaal veel interesse voor. Meander MC maakt gebruik van EasyCare van Medical Computer Support (MCS), een kleine speler op de Nederlandse markt. Juist het feit dat Meander een Nederlands EPD heeft, met korte lijnen naar de ontwikkelaars van de software, zorgt voor die voorsprong, denkt Van Luling. “We hebben met de leverancier veel contact over innovatie, dus ook over deze app. Zij hebben voor ons de webservices ontwikkeld waarop de app gebaseerd is. Ook hebben zij ons gedurende het hele traject terzijde gestaan en van advies voorzien. Dat heeft het proces zeker versneld.”
Het feit dat je zo gemakkelijk apps aan het EPD kunt koppelen heeft er ook toe geleid dat Van Luling met een groep studenten aan de slag gaat om nog meer apps te ontwikkelen. En dat is prettig, want de vraag vanuit de organisatie is groot. Het ziekenhuis verwacht bovendien veel van samenwerking met en ideeën van een echt digitale generatie. “Artsen, fysiotherapeuten, diëtisten, iedereen ziet deze verpleegkundige app en wil nu ook een eigen app bovenop het EPD,” aldus Van Luling. “Ze hebben allemaal hun eigen proces en hun eigen wensen, dus het is meer dan simpelweg het vertalen van deze verpleegkundigen-app. Je moet het proces steeds van A tot Z opnieuw doorlopen om iets te ontwikkelen dat écht aansluit bij de wensen van de gebruiker.”
De afdeling I&A krijgt het druk de komende tijd. Van Luling klaagt niet. “We transformeren in een razend tempo naar een digitale organisatie, zowel in techniek als in mindset. Dit soort gebruiksvriendelijke apps draagt daar zeker aan bij. We laten zien dat ICT het werk echt makkelijker, leuker én veiliger kan maken.”
Op 16 oktober 2014 opende Meander een centrum voor technologische innovaties.
Lees meer over de initiatieven van Meander in de oktobereditie 2014 van ICT/Zorg: Nieuwbouw als vliegwiel voor ICT-innovatie
