Applicaties als CRM, HRM en boekhouden worden al jarenlang op grote schaal uit de cloud afgenomen. ERP bleef achter en dat is ook wel verklaarbaar. Veel organisaties maken gebruik van maatwerk om de software goed passend te krijgen bij hun bedrijfsprocessen en van koppelingen naar andere systemen. In hoeverre is dit argument nog valide om ERP on premise te blijven draaien? Hoe hoog is de adoptie van ERP in de cloud op dit moment? En welke argumenten hebben de early adopters om wel te kiezen voor ERP in de cloud?
Kan software alleen ‘as-a-Service’ uit de cloud worden afgenomen als deze standaard is? Nee, het is ook heel goed mogelijk om maatwerk in een cloud te draaien. Nu cloud meer volwassen is, gebeurt dat ook in toenemende mate. Toch werd de initiële adoptie van SaaS vooral gedreven door standaardapplicaties zoals bijvoorbeeld Salesforce.com die niet of nauwelijks koppelingen hadden naar andere systemen.
De techniek maakt het nu mogelijk om ook complexe applicaties in de cloud te draaien. Ook is het vele malen makkelijker geworden om koppelingen aan te brengen tussen systemen in de cloud en on premise. Dat zijn enkele facetten die de weg hebben vrijgemaakt voor ERP in cloud. De adoptie neemt nu een vlucht en dat is niet vreemd, want de cloud biedt diverse voordelen. Bedrijven hoeven niet meer zelf na te denken over updates en patches. Bovendien wordt nieuwe wet- en regelgeving meteen meegenomen in de software, zodat er geen onverwachte kosten hoeven te worden gemaakt. Denk de afgelopen jaren bijvoorbeeld aan IBAN SEPA, product traceability, serialisatie in de farmacie enzovoort.
Onderzoek naar acceptatie
Hoeveel bedrijven overwegen voor hun ERP een overstap naar de cloud? En welke argumenten gebruiken zij daarvoor? Om dit te achterhalen voerde ERP-leverancier QAD een onderzoek uit onder bedrijven in de maakindustrie, van grotere MKB-organisaties tot wereldwijd werkende organisaties. Zij werken met verschillende ERP-pakketten, waaronder BaanIV, Infor LN, SAP, JD Edwards, Syteline, M3 en Microsoft Dynamics. 77 organisaties vulden de enquête in. Afgezien van internetbankieren gebruikt 49 procent van de ondervraagde organisaties al één of meer cloud-applicaties, waarbij de meest gebruikte applicaties Office365, Salesforce, Microsoft CRM en Dropbox zijn. 6 procent van de organisaties maakt gebruik van ERP in de cloud.
Uit het onderzoek komt een aantal opvallende zaken naar voren die leiden tot de conclusie dat bedrijven in de maakindustrie maar matig uitvoering geven aan hun eigen strategie als het gaat om beveiliging van hun data en beschikbaarheid van hun ERP-omgeving. Een belangrijke reden daarvoor is kennisgebrek. Uit het onderzoek blijkt dat de ondervraagde organisaties zich in twee groepen van ongeveer gelijke grootte laten verdelen: een groep die zich goed heeft georiënteerd en die op de hoogte is van de reële voor- en nadelen van ERP uit de cloud. En een groep waarbij emotie de boventoon voert. En die emotie is: we houden onze data het liefst in eigen huis, want nergens is het veiliger en is de privacy beter gewaarborgd. Het is opvallend dat zelfs it-managers van grote, internationaal opererende organisaties soms weinig kennis hebben van cloud computing.
Dit kennisgebrek leidt ertoe dat ze hun eigen beleid slecht uitvoeren. Zo geeft de helft van de respondenten aan niet langer dan vier uur zonder ERP te kunnen, maar tegelijkertijd maakt maar liefst 86 procent van de ondervraagde bedrijven gebruik van een back-up op tape, een manier waarbij het vrij lang duurt om de data terug te zetten in geval van een noodscenario. Maar liefst 71 procent van de organisaties heeft zijn back-up oplossing na implementatie nooit meer getest en weet dus eigenlijk niet zeker of het allemaal werkt zoals gepland. En slechts de helft heeft een back-up off-site.
Vier op de vijf bedrijven zeggen dat ze het in meerdere of mindere mate belangrijk vinden om up-to-date te zijn qua technologie (ze geven hiervoor op een schaal van 1 tot 10 een 6 of hoger). Tegelijkertijd voert slechts 30 procent regelmatig een upgrade uit naar een nieuwere versie van ERP.
Indirecte kosten
QAD heeft de deelnemende bedrijven ook gevraagd of ze denken dat ERP uit de cloud duurder of goedkoper is dan on premise. Het aantal organisaties dat denkt met de cloud goedkoper uit te zijn is ongeveer even hoog als het aantal respondenten dat denkt juist duurder uit te zijn. Het valt op dat slechts een derde van de organisaties nadenkt over de indirecte kosten die verbonden zijn aan het uitvallen van ERP. Het is niet toevallig dat dit ook de organisaties zijn die denken dat ERP uit de cloud goedkoper is dan ERP on premise.
André Molengraaf, Chief Operations Manager bij GINAF Trucks, is ervaringsdeskundige op dit gebied. Hij zegt: “Wij willen ons kunnen focussen op onze corebusiness: het ontwerpen en fabriceren van innovatieve vrachtwagens voor vaak zeer specifieke toepassingen die we wereldwijd verkopen. IT moet het gewoon doen en geen aandacht van ons vragen. Daarom brengen we stap voor stap al onze IT over naar de cloud. We werken nu al een jaar met QAD Cloud ERP. Onze ervaring is dat de beschikbaarheid en betrouwbaarheid veel hoger zijn dan voorheen, toen we ERP on premise draaiden. Dat komt doordat dit voor QAD corebusiness is en voor ons niet. Betrouwbaarheid is voor ons heel belangrijk, want als ERP er bij ons uit ligt, kan meteen de helft van de medewerkers naar huis. Dat zijn kosten die we liever niet willen maken.”
Meningen verdeeld
Gevraagd naar of ERP uit de cloud meer of minder risico’s introduceert, doemt hetzelfde beeld op: de helft denkt dat ERP uit de cloud meer risico’s met zich meebrengt, de andere helft denkt juist dat er minder risico’s zijn. Het is duidelijk tot welke groep Molengraaf behoort: “Medewerkers werken gewoon mobiel, of je daar nu beleid voor maakt of niet. Als ze via een VPN-verbinding moeten inloggen en in de verleiding worden gebracht om zakelijke documenten lokaal op hun laptop op te slaan, dan heb je als bedrijf geen enkele controle welke informatie waar staat en wie waar bij kan. Als iedereen volledig in de cloud werkt, dan staat alle data in het datacenter en hoeft er lokaal niets meer te worden opgeslagen. Wij zijn ervan overtuigd dat dat veel veiliger is.”
De respondenten in het onderzoek geven ook aan dat ze veel waarde hechten aan security. Maar gevraagd naar concrete maatregelen blijkt dat slechts 23 procent van de ondervraagde bedrijven een vaste dagelijkse of wekelijkse cyclus kent waarbij patches worden geïnstalleerd. Bij de andere organisaties zit hier geen structuur of regelmaat in.
Waar de vragen over prijs en risico’s een sterk verdeeld beeld gaven, zijn de respondenten het aanzienlijk meer met elkaar eens als het gaat om flexibiliteit en schaalbaarheid. 69 procent denkt dat de cloud hier beter in kan voorzien dan een on premise oplossing. 14 procent denk dat een on premise ERP-oplossing schaalbaarder en flexibeler is en 17 procent verwacht weinig verschil.
44 procent van de ondervraagde bedrijven vindt dat hun huidige ERP-pakket de business onvoldoende ondersteunt en heeft plannen om te veranderen of te upgraden. Wat opvalt is dat organisaties daarbij vooral uitgaan van hun huidige situatie en minder kijken naar de rol die ERP kan spelen in het verwezenlijken van strategische doelstellingen zoals het aanboren van nieuwe geografische markten (voor 21 procent een speerpunt), het introduceren van nieuwe producten (staat bij 20 procent op de agenda) of het lean maken van de bedrijfsvoering (voor 11 procent een belangrijk aandachtspunt).
Conclusie
Samenvattend kunnen we concluderen dat de strategische doelstellingen van organisaties vaak niet aansluiten bij de uitvoering van hun ict-beleid. Gebaseerd op hun antwoorden zijn de organisaties in te delen in vier groepen:
- Bewust onbekwaam
Ongeveer een derde van de respondenten heeft vertrouwen in SaaS, maar maakt nog geen gebruik van ERP uit de cloud. Ze denken dat cloud-providers gebruikmaken van een hoogwaardiger en beter beveiligde infrastructuur, en dat zij in staat zijn hoger en specifieker opgeleid ict-personeel aan te trekken. Ze verwachten goedkoper uit te zijn met een cloud-oplossing, met name omdat zij niet alleen de kosten meerekenen voor hardware, software en personeel, maar ook de kosten die verbonden zijn aan downtime en de mogelijke reputatieschade als data ongewild weglekt. Ook zien zij dat ze beter kunnen inspelen op kansen in de markt als hun ERP-omgeving up-do-date is. Dit is dan ook de groep die meer of minder serieus nadenkt over een overstap naar de cloud.
- Onbewust onbekwaam
Nog eens een derde denkt dat het juist andersom is: geen enkel datacenter is zo goed beveiligd en zo bedrijfszeker als hun eigen serverruimte. En niemand heeft zulk goed opgeleid ict-personeel in dienst. Kortom, nergens zijn de data veiliger dan op de eigen server en nergens is de beschikbaarheid hoger dan van hun eigen ict-omgeving. Zij nemen de kosten van downtime dan ook niet mee in hun business-case. Tegelijkertijd laat juist deze groep bedrijven steken vallen als het gaat om het installeren van patches, het maken van back-ups en het regelmatig updaten van de ERP-omgeving.
- Bewust bekwaam
Zes procent van de respondenten werkt al met ERP uit de cloud. Zij hebben zich goed georiënteerd op de markt en zijn zich goed bewust van de voor- en nadelen van cloud computing in het algemeen en ERP in de cloud in het bijzonder.
- Bewust onbekwaam
De overblijvende groep, iets minder dan een derde van de respondenten, weet eigenlijk niet goed wat ze van ERP uit de cloud moeten denken. Zij geven aan onvoldoende kennis te hebben om een reële inschatting te kunnen maken. Voor hen is er nog veel werk aan de winkel om eerst hun kennis over de cloud up-to-date te maken.
Stuur voor het volledige rapport een mail naar svu@qad.com
Spuitgietbedrijf ELHI gebruikt ERP uit de cloud
“Wij kunnen klanten nu beter bedienen”
ELHI is een spuitgietbedrijf dat klantspecifieke producten in kleine series maakt. “Onze afhankelijkheid van ERP is de afgelopen jaren enorm toegenomen,” vertelt controller René van Bezouw, “maar onze it-afdeling is niet meegegroeid. We hadden onvoldoende kennis in huis om het beheer van de ERP-omgeving goed te doen.”
Reden om zich te oriënteren op ERP uit de cloud. “We hebben verschillende oplossingen bekeken. Omdat we al met software van QAD werkten en zij een sectorspecifieke oplossing hebben die heel goed aansluit bij onze processen, hadden we daar een voorkeur voor. Voordat we de definitieve beslissing namen, hebben we in hun datacenter gekeken wat zij doen om de beveiliging van data te regelen. Nou, dat is heel wat meer dan wij zelf ooit zouden kunnen doen.” Van Bezouw vindt het een voordeel dat hij zelf niet meer hoeft om te kijken naar de back-up. “QAD zorgt ervoor dat er altijd een kopie is van onze data. Ik test dit regelmatig als ik een kopie van onze productiedatabase naar de testdatabase laat zetten om iets nieuws te proberen. Als dat goed werkt, dan weet je dat de back-up goed is, anders zou je immers fouten moeten hebben in je kopie.”
Processen opnieuw ontwerpen
De implementatie heeft wel wat voeten in aarde gehad, vertelt hij. “We hebben al onze processen onder de loep genomen en waar nodig opnieuw ontworpen.” Dat was veel werk, maar daarin lag meteen ook een mooie kans om processen efficiënter te maken en van A tot Z te automatiseren. Dit leidde tot beter inzicht in zowel het proces als de financiën. En dat heeft er weer toe geleid dat ELHI nu kleinere voorraden grondstoffen en gereed product aanhoudt, wat interessante kostenbesparingen oplevert. Maar nog belangrijker vindt Van Bezouw de hogere klanttevredenheid doordat de afgesproken levertijden nu altijd worden gehaald. “Daar zit de echte winst van een up-to-date ERP-pakket en goed doordachte processen. Hoeveel extra omzet we daardoor boeken is niet te berekenen, maar we zien gewoon dat de vraag van bestaande klanten groeit, omdat we beter onze levertijden kunnen aangeven.
ELHI is op het moment van het interview een jaar live en verbetert nog iedere dag. Enerzijds doordat processen beter ingesleten raken, anderzijds doordat Van Bezouw nog altijd aan het finetunen is. “We beschikken nu over een hele moderne ‘motor’ waar je nog meer aan kunt afstellen dan aan ons vorige pakket. Het kost tijd om dat te leren. De grootste sprongen maak je in het begin, maar ook nu ligt er nog altijd ruimte om te verbeteren.” Zo heeft ELHI plannen om EDI-koppelingen te maken naar klanten en is het een wens om de machines te koppelen aan ERP.
Terugkijkend stelt hij vast: “Vernieuwing van onze ERP-omgeving heeft een boost gegeven aan innovatie. Omdat we meer zicht hebben op onze processen en we geen maatwerk meer hebben, zijn we veel flexibeler geworden. Eigenlijk biedt ERP uit de cloud in de praktijk nog meer voordelen dan we vooraf hadden voorzien.”
