Behoefte aan BYO neemt af
Zo efficiënt mogelijk werken zodat er meer tijd overblijft voor de patiënt, dat is de belangrijkste wens die medisch specialisten hebben als het gaat om ICT. Het Deventer Ziekenhuis ontwikkelde een standaardwerkplek die zo goed aan die wens tegemoetkomt, dat zelfs de vraag naar BYO is afgenomen.
Een innovatieve instelling kan de ict-afdeling van het Deventer Ziekenhuis niet worden ontzegd. Ook is de samenwerking met de dokters en verpleegkundigen goed. Twee jaar geleden was het Deventer Ziekenhuis een van de eerste ziekenhuizen die het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) toegankelijk maakte vanaf een iPad. Dat wakkerde de vraag naar BYO (Bring Your Own) aan. Hoofd Beheer en Ontwikkeling Bob Fenneman is daar best trots op, “Maar,” zegt hij er meteen realistisch bij, “het is heel fijn als een arts die visites loopt aan patiënten kan laten zien dat de operatie is gelukt. Toch is het veel belangrijker, als je de efficiency wilt verhogen, dat hun standaardwerkplek goed functioneert.”
Niet handig
En dat was niet het geval. In 2008 betrok het Deventer Ziekenhuis een nieuw gebouw dat zo is ingericht dat de poli’s dicht bij elkaar zijn geplaatst en artsen geen eigen kamers meer hebben, maar wisselen tussen behandelkamers. Er zijn destijds ict-maatregelen genomen om te kunnen switchen van werkplek middels Follow Me, maar in de praktijk bleek dat dit niet snel genoeg ging. “We deden dat met pasjes en pincodes,” vertelt Fenneman. “Je moest het pasje in een lezer stoppen – en dan dus ook eerst uit het doorzichtige plastic hoesje halen waar deze standaard in zit – en een pincode invoeren. Daarna startte de PC pas op.” Dat was op de poliklinieken al niet handig, maar op plaatsen waar veel verschillende mensen aan één bed komen – zoals op de IC en de recovery room – werd relatief nog meer tijd verloren. “Op die plekken wil je dat de patiëntinformatie op het scherm gelijk blijft, terwijl gebruikers elkaar probleemloos kunnen afwisselen, zodat je achteraf kunt controleren wie welke handelingen heeft uitgevoerd. Het concept is daar dus anders, maar we wilden daarvoor wel dezelfde technologie gebruiken.”
Slechts vier eisen
De ict-afdeling ging met enkele medisch specialisten om tafel om een Programma van Eisen te schrijven. Verreweg de belangrijkste eis was: het wisselen van werkplek moest binnen vijf tot maximaal tien seconden kunnen gebeuren. Een tweede eis was het vloeiend kunnen afspelen van bewegende beelden op de thin clients. Fenneman: “Wij werken met Citrix XenApp. Dat voldoet prima, alleen is video op de werkplekken met deze technologie wel een probleem. Het beeld wordt snel schokkerig, wat onhandig is. Onze medisch specialisten zetten namelijk in toenemende mate bewegend beeld in bij hun diagnose- en behandeltrajecten, bijvoorbeeld om de motoriek van een patiënt te beoordelen.”
De andere eisen waren stabiel inloggen (inloggen op een ander type werkstation mag geen verschil uitmaken voor de gebruiker) en de mogelijkheid om ook sessies met twee beeldschermen mee te kunnen nemen naar een andere werkplek.
‘Wanneer krijgen wij dit ook?’
Met deze vier eisen benaderde Fenneman Login Consultants, die op hun beurt Commit-IT bij het project betrokken. Zij bouwden een Proof of Concept (PoC) voor drie poli’s en tien applicaties gebaseerd op Imprivata Single Sign On en Authentication Management en RES Workspace Manager. De PoC werd uitgebreid naar tien poli’s. Toen ging het hard herinnert Fenneman zich. “Er kwamen vragen vanuit de organisatie: ‘wanneer krijgen wij dit ook?’ We hebben veel gedaan aan interne communicatie en dat wierp zijn vruchten af. De belangstelling was groot en we hoefden weinig uit te leggen aan medewerkers.” Op dit moment zit het Deventer Ziekenhuis midden in het implementatietraject, dat eind 2013 is afgerond.
In de nieuwe situatie kunnen medewerkers ’s ochtends eenmalig inloggen met hun pas en wachtwoord. Gedurende vijf uur kunnen ze dan van werkplek wisselen door alleen de pas voor de lezer te houden. Er wordt nog gewerkt aan een oplossing om op dezelfde manier akkoord te kunnen geven voor medicijnen.
Voeten in aarde
Hoewel de nieuwe omgeving er voor de gebruiker eenvoudig uitziet, had het project technisch veel voeten in aarde. “Er waren veel uitdagingen.” Fenneman geeft als voorbeeld het vloeiend afspelen van bewegend beeld op de thin clients. “Dit faciliteren we nu met Citrix HDX, dat het mogelijk maakt om lokale rekenkracht voor deze taak te gebruiken. En om het wisselen van werkplek binnen tien seconden mogelijk te maken, hebben we een andere cardreader moeten aanschaffen waar je de kaart alleen maar tegenaan hoeft te houden en niet in hoeft te stoppen. Het is best arbeidsintensief om al die verschillende onderdelen op de juiste manier als een puzzel in elkaar te leggen.” En dan zijn er ook nog de gebruikers die hun eigen wensen niet goed kunnen inschatten. Hij geeft een voorbeeld. “Medisch specialisten dicteren veel teksten. Ze wilden graag dat ze hun dicteersessies eenvoudig konden afbreken en op een andere plek weer verder konden oppakken. Een collega is daar echt weken mee bezig geweest. Toen het eindelijk vlekkeloos werkte, bleek dat de dokters die mogelijkheid eigenlijk nauwelijks gebruiken. Tijdens het dicteren blijven ze vrijwel altijd in dezelfde ruimte. Maar voor de medisch secretaresses die deze dictaten uitwerken, blijkt het gelukkig wel weer heel handig te zijn. Zij kunnen tijdens het uitwerken van werkplek wisselen zonder dat ze in het dictaat terug moeten zoeken waar ze precies zijn gebleven.”
Flexibiliteit en veiligheid
Hoewel het project nog niet eens volledig is opgeleverd, ziet Fenneman nu al de impact ervan. “Wij waren vroeg met de introductie van BYO en er was ook altijd veel vraag naar, maar we zien dat medewerkers nu minder inloggen met een mobiel apparaat omdat de standaardwerkplek zoveel beter en toegankelijker is geworden. We hebben echt een goede balans gevonden tussen flexibiliteit en vrijheid voor de gebruiker en een optimale beveiliging.”
