Mobility faciliteert zorginnovatie bij Adelante

Al in 2011 zette Adelante als een van de eerste zorginstellingen stappen op het gebied van mobiel werken. Inmiddels is Adelante de kinderschoenen ontgroeid en heeft de organisatie geleerd aan welke eisen oplossingen voor mobiel werken moeten voldoen. Daar kunnen andere organisaties, die nu veelal aan het begin van deze ontwikkeling staan, van leren.

 

Adelante heeft als kernactiviteiten volwassenenrevalidatie en arbeidsre-integratie, kinderrevalidatie, speciaal onderwijs en wonen, en audiologie en communicatie. Onder het motto ‘haal het beste uit jezelf’ richten de medewerkers van Adelante zich niet op de beperkingen van cliënten, maar juist op hun mogelijkheden.

In 2011 liep de organisatie voorop door de eerste stappen te zetten op het gebied van mobiel werken. Enthousiast geworden door de mogelijkheden implementeerde Adelante een jaar later een nieuw Revalidatie EPD dat zo is ingericht dat het vanaf een mobiel device toegankelijk is, onder meer door gebruik van formulieren die op een tablet zijn te raadplegen. Dat betekende een forse efficiencyslag in het werk van revalidatieartsen en therapeuten. Manager I&A René Jacobs vertelt: “Onze behandelaars zijn bezig met patiënten, zij zitten niet achter een bureau. Voorheen gebeurde de vastlegging van bijvoorbeeld behandelresultaten achter een gewone desktop. Dat betekende dat artsen en fysiotherapeuten na een behandeling eerst naar hun computer moesten lopen om het dossier bij te werken. Hadden ze tijdens de behandeling behoefte aan informatie, dan was dat lastig, want er was geen computer bij de hand. Het nieuwe Revalidatie EPD is toegankelijk vanaf een mobiel device, waardoor het veel eenvoudiger is geworden om informatie op te zoeken en vast te leggen.”

 

Flexibel én veilig

De organisatie schafte 120 tablets aan voor behandelaren, en nog eens 20 voor leden van de managementteams en Raad van Bestuur. Deze werden beheerd met de mobile device management (MDM) oplossing waar de organisatie in 2011 voor had gekozen. Automatiseringsmedewerker Roel Vliegen vertelt dat MDM in 2011 nog in de kinderschoenen stond. “Het aantal leveranciers was beperkt en ook de functionaliteit liet nog te wensen over. Bovendien hadden wij nog geen ervaring met mobiel werken, dus je weet nog niet tegen welke beperkingen je later aan gaat lopen.”

Dat weet hij twee jaar later wel. Het bleek dat de MDM-oplossing op drie punten tekort schoot. In de eerste plaats ontbrak functionaliteit voor data sharing. Dat leidde ertoe dat medewerkers op zoek gingen naar alternatieven, die vaak niet goed beveiligd zijn. “Onze managementteams en de Raad van Bestuur wilden graag papierloos vergaderen,” vertelt Jacobx. “Daarvoor is het nodig dat ze op iedere plek toegang hebben tot al hun documenten. Om te voorkomen dat ze op zoek zouden gaan naar ‘consumentenoplossingen’ was het voor ons duidelijk dat we moesten migreren naar een platform dat meer functionaliteit bood.”

De tweede beperking lag in mobile application management. Vliegen: “Wij hadden behoefte aan functionaliteit waarmee je kunt bepalen welke data je met welke applicaties mag openen. Een Word- of PDF-document van Adelante moet je gewoon kunnen openen in de door Adelante aangewezen en beveiligde apps. Maar je wilt niet dat medewerkers in diezelfde apps ook privédocumenten openen en dat data daardoor versnipperd raakt.”

En tot slot legde de oude MDM-omgeving beperkingen op ten aanzien van de te gebruiken devices. En dat strookte niet met het BYOD-beleid waar Adelante voor koos. “We willen medewerkers juist maximale flexibiliteit bieden en zo min mogelijk beperkingen opleggen,” aldus Vliegen.

Jacobs vat samen: “We waren op zoek naar een platform dat gebruikersflexibiliteit koppelt aan optimale beveiliging. Bij de meeste oplossingen moet je op één van beide gebieden concessies doen. Wij hebben gezocht naar een product waarbij die twee aspecten hand in hand gaan.”

 

Goede prijs/kwaliteitverhouding

Adelante kwam via een accountmanager die ze al langer kenden in contact met ict-dienstverlener Open Line. “Zij snapten meteen de tekortkomingen van het product waar we mee werkten,” vertelt Vliegen, “en regelden een demo om te laten zien hoe het ook kon.” Die demo was op basis van AppSense. En hoewel Adelante erg onder de indruk was, ging de organisatie niet over één nacht ijs. Ze testten maar liefst vijf verschillende producten. Het viel Vliegen op dat een hogere prijs lang niet altijd betekent dat een platform ook over meer functionaliteit beschikt. “Integendeel,” lacht hij. “Ons budget was beperkt – de licentiekosten voor de nieuwe oplossing mochten niet hoger uitvallen dan de kosten voor ons oude platform. Daarmee vielen twee producten eigenlijk bij voorbaat al af, maar we wilden ze toch meenemen in de vergelijking, omdat het bekende merken waren en hun product er op voorhand veelbelovend uit zag. Maar in de praktijk bleken AppSense MobileNow en DataNow het best te presteren, terwijl de licentiekosten het laagst waren. We hebben nu veel functionaliteit tegen relatief lage kosten.”

Jacobs vult aan: “Wat we ook belangrijk vinden is dat de oplossing eenvoudig te beheren is. Onze ict-afdeling is klein, dus ieder uur dat we kunnen besparen is meegenomen. De oplossing waar we nu mee werken blinkt uit in het gemak waarmee de client op de mobiele devices kan worden geïnstalleerd. Dat is zo eenvoudig dat we dat gebruikers zelf laten doen. We hebben een handleiding voor ze opgesteld en daarmee redden ze zich. Dat scheelt ons enorm veel tijd.” Te meer daar er inmiddels veel meer mobiele devices in omloop zijn dat de initiële 140 tablets. Jacobs: “We hebben gekozen voor BYOD, zodat alle medewerkers die daar behoefte aan hebben mobiel kunnen werken. De animo is groot.”

 

Mogelijkheden zijn eindeloos

Mobiele toegang tot data en applicaties zoals Office en het Revalidatie EPD is slechts een startpunt in mobiel werken, denkt Jacobs. “De mogelijkheden zijn eindeloos. We gaan binnenkort videoconferencing uitrollen en dat gaan we dan ook aanbieden via AppSense MobileNow, zodat medewerkers op hun smartphone of tablet op een veilige manier kunnen videovergaderen. Ook bekijken we samen met de revalidatieafdelingen welke apps er zijn die ons werk kunnen vergemakkelijken. Er is een groot aanbod op dat gebied. Wij willen de voor ons relevante apps via onze eigen omgeving aan medewerkers aanbieden.”

En ook andere afdelingen dan revalidatie kloppen nu bij I&A op de deur. Vliegen: “We verdiepen ons nu onder meer in de mogelijkheden die mobiel werken biedt aan de medewerkers van audiologie en arbeidsre-integratie. Ach, er zijn zoveel mogelijkheden, dat ontdek je eigenlijk pas als je daadwerkelijk met mobiel werken aan de slag gaat. Het ene idee lokt het andere uit. Omdat iedereen de mobiele client op zijn eigen device kan installeren, beperkt het zich ook niet meer tot een selecte groep, maar doet mobiel werken breed intrede in onze organisatie. Gebruikers komen nu zelf met ideeën naar ons toe. Door hen de mogelijkheid te bieden om via ieder willekeurig device bij alle data en applicaties te kunnen hebben wij iets in gang gezet dat nu vanzelf begint te rollen. Ik ben heel benieuwd waar we uiteindelijk terechtkomen. Het is een ontzettend inspirerend traject.”

 

Gerelateerde berichten...