In 2015 krijgt de zorgsector te maken met grote veranderingen. Veranderingen die een serieuze impact hebben op de operationele processen van thuiszorgorganisaties. Een bedreiging voor de thuiszorg of wellicht een kans?
In 2015 wordt de gemeente een belangrijke nieuwe speler in de zorg. Wat de consequenties voor thuiszorgorganisaties daarvan precies zullen zijn, is nog niet geheel duidelijk. Wat wel steeds duidelijker wordt, is dat veel thuiszorgorganisaties nog niet voorbereid zijn op alle nieuwe eisen die in het nieuwe jaar aan hun bedrijfsvoering worden gesteld. We spreken hierover met Jan-Willem Schut, oprichter en directeur van I’tension.
Grotere administratieve last
Deze decentralisatie brengt heel veel extra administratie met zich mee. De facturatie vanuit de zorginstelling wordt vele malen complexer nu gemeentes de voornaamste financier van zorg zijn. “Facturatie moet nu worden uitgesplitst naar de verschillende loketten die een gemeente hanteert,” vertelt Schut. “Begeleiding, jeugdzorg, dagbesteding en een stukje GGZ. Dat kan ook nog eens per gemeente verschillen. Bovendien kan iedere gemeente, of zelfs ieder loket binnen een gemeente, andere eisen stellen aan het format van de facturatie. Vanuit diverse instanties is dan weliswaar de iWMO-standaard naar voren geschoven, maar veel gemeentes leggen die naast zich neer.”
Een ander punt van zorg is het grotendeels wegvallen van de bevoorschotting vanuit de AWBZ. Dit kan leiden tot serieuze liquiditeitsproblemen, ook al omdat zorginstellingen het helemaal niet gewend zijn om te factureren op basis van de werkelijkheid. Schut: “Het systeem van vooruitbetaling op basis van afspraken moet nu toegroeien naar facturatie op basis van werkelijke verrichtingen. De meeste van onze klanten hebben die cultuuromslag al gemaakt, maar het bestuur van heel veel instellingen opereert nogal behoudend, waardoor deze omslag hen nu rauw op het dak valt.”
Extra administratieve last zit bijvoorbeeld ook in de eis die gemeentes stellen aan instellingen om een zorgplan op te leveren. Hierin moet staan wat ze gaan doen en hoe ze dat gaan aanpakken. Ook hiervoor heeft de overheid een standaard gemaakt, maar wederom kiezen veel gemeenten voor een andere standaard, zoals de Amerikaanse OMAHA-standaard. “En,” voegt Schut hier nog aan toe, “dan hebben we het nog eens gehad over de daling van het aantal zorguren dat zal worden vergoed. Dat zal naar verwachting tussen de 20 en 40 procent afnemen.”
Niet in control, geen geld
Zorginstellingen houden nu al sterk rekening met zeer beperkte inkomsten in de eerste drie maanden van 2015. “Als de factuur niet klopt, of hij voldoet niet aan het format dat een gemeente hanteert, dan wordt hij gewoon afgekeurd,” weet Schut. “Gemeentes zijn daar heel erg strikt in.” Om deze decentralisatie naar gemeenten en zorgkantoren goed te kunnen opvangen, moet een zorginstelling beschikken over een snelle en feilloos werkende backoffice. Van oudsher niet hun sterkste punt. “De uitdaging is dat er een strakke planning moet zijn,” vertelt Schut, “een correcte urenadministratie en een goede administratieve afhandeling, zodat correcte declaraties zo snel mogelijk de deur uit kunnen. Bij heel veel systemen opereren de onderdelen van dit hele proces los van elkaar. Daardoor verloopt het proces van het zo snel mogelijk genereren van betrouwbare informatie nodeloos stroef. In CareAssist zit dat allemaal aan elkaar gekoppeld, omdat alles modules volledig naadloos informatie kunnen uitwisselen met elkaar. In onze visie zit de financiële afhandeling zo kort mogelijk op de planning. Met iedere afspraak die wordt vastgelegd, bepaalt het systeem direct de financiële afhandeling richting cliënt en zorgverlener. Als de planning op orde is, is automatisch ook de facturatie en salarisverwerking op orde. Dit betekent wel dat vooraf alle variabelen goed moeten zijn ingevoerd. Wie aan de voorkant wat tijd stopt in CareAssist, heeft er aan de achterkant heel veel profijt van.”
Herinrichting primaire proces
CareAssist helpt bij het verlichten van de administratieve lasten in de gehele zorg. “Toch,” zo meldt Schut, “heeft de extramurale zorg, waar de administratieve afhandeling met veel meer variabelen te maken krijgt, er het meeste profijt van. Onze oplossing is dan ook veel te vinden bij de thuiszorg. Maar nu de zorgwerker in de intramurale zorg ook steeds vaker uren moet schrijven op patiënten, zal het ook daar goed inzetbaar zijn. Wij streven er met onze software naar de financiële administratie van een zorginstelling zo efficiënt mogelijk te kunnen doen.”
Met CareAssist wordt een zorginstelling gestimuleerd om het volledige primaire proces eens stevig onder de loep te nemen. I’tension biedt hiervoor ook adviesdiensten aan. “De structuur van een organisatie is inherent verbonden aan het gebruik van onze software,” legt Schut uit. “De organisaties die ervoor kiezen, gaan dat traject ook doelbewust aan. Wat dat aangaat is ook de mentaliteit bij instellingen wat aan het veranderen. Voorheen als een instelling voor onze software koos, kon men nog altijd besluiten hun processen in te richten zoals zij dat wilden. Nu vraagt een instelling aan ons wat wij voor hen kunnen betekenen, want, zo geven ze dan ruiterlijk toe: ‘Wij weten niet waar we moeten beginnen’.”
Zijn zzp’ers de oplossing?
In haar zoektocht naar meer inkomen voor de overheid heeft de Belastingdienst zijn oog laten vallen op de zzp’er. Deze groep neemt, ook in de zorg, snel toe in aantal. Zeker in 24-uurs zorg waar de zzp’er veel flexibeler omgaat met onregelmatige uren en eventuele toeslagen, dan mensen in vaste dienst. Als de Belastingdienst dit werk straks ook als een loonconstructie gaat beschouwen, heeft dat grote consequenties voor de financiële administratie. “In CareAssist hebben wij al sinds jaren een zzp-module zitten,” vertelt Schut. “De planner ziet weliswaar dat hier de financiering anders verloopt, maar je kunt het toch gezamenlijk plannen en aan de achterkant wordt het allemaal op de juiste manier verwerkt en gefactureerd. Het levert ook volledige transparantie aan de Belastingdienst, onder meer op het gebied van de bemiddelingsfee die een zorginstelling hiervoor rekent. Dus ook richting de Belastingdienst zijn de financiële stromen duidelijk en zitten er geen onregelmatigheden in.”
CareAssist
I’tension maakt sinds 1997 software voor zorginstellingen onder de naam CareAssist. CareAssist biedt de mogelijkheid om het gehele primaire proces efficiënt en effectief in te richten, van planning en urenregistratie tot aan facturatie. Er is zelfs een module Huisstijlmanagement beschikbaar waarmee centraal wordt geregeld dat ieder document dat binnen de zorginstelling wordt gemaakt, voldoet aan de huisstijl.
Veel zorgadministratiesystemen bestrijken ongeveer de helft van het zorgproces en bestaan bovendien vaak uit maatwerk. CareAssist beschikt over zoveel modules dat je kunt spreken van modulair maatwerk, met alle voordelen van standaardisatie. Het pakket is beschikbaar op alle informatiedragers van desktop tot smartphone. Wie de cloud-gebaseerde versie gebruikt, heeft altijd de laatst bijgewerkte versie tot zijn beschikking. Bovendien levert werken met CareAssist, naast een effectief en efficiënt ingericht primair proces, een aantoonbare besparing op tot 40 procent van de indirecte uren die men kwijt is aan de administratie met andere grote totaalpakketten.
