Zorg Initiatief levert echte meerwaarde aan de zorg

Steeds vaker is de zorg in het nieuws als het zorgenkindje van onze maatschappij. Budgetten krimpen, er is een tekort aan gekwalificeerd personeel terwijl het aantal cliënten juist toeneemt. We worden weliswaar ouder en grijzer, maar het prijskaartje dat daaraan hangt gaat steeds zwaarder wegen. Vooralsnog is er geen oplossing die onze hoogwaardige zorg betaalbaar houdt. Dat zal ook niet moeten komen van één geweldig ei van Columbus, maar van een flink aantal. Het Zorg Initiatief is er daar zonder twijfel één van.

We spreken met de drie initiatiefnemers: Leo Koppelaar, commercieel directeur van AFAS ERP Software Martin de Visser, directeur van De Heer Software en Willem-Jan Verhoef, directeur van ORTEC Healthcare. Vijf jaar geleden bedachten ze dat de zorg erbij gebaat zou zijn als ze hun specifieke softwaretoepassingen met elkaar zouden integreren. Personeelsplanningssoftware van ORTEC, het elektronisch cliëntendossier van De Heer Software en de AFAS backofficesoftware voor personeelszaken, salarisverwerking en financiën die naadloos op elkaar aansluiten. “Er is al veel goede automatisering die de zorg helpt efficiënter te worden,” vertelt Leo Koppelaar. “Waar het alleen nog aan ontbreekt is de integratie tussen de diverse oplossingen.”

 

De diepte

Het is zo langzamerhand een bekend verhaal: nijpend personeelstekort in de zorg in combinatie met een toename van het aantal cliënten en slinkende budgetten. In de Care, waar het Zorg Initiatief zich voornamelijk op richt, is het van hetzelfde laken een pak. Willen we in de Verpleeg- en Verzorgingstehuizen en Thuiszorg (VVT) en de gehandicaptenzorg toch aan de zorgvraag kunnen blijven voldoen, dan moet er efficiënter worden gewerkt. Een onmisbaar element in de zoektocht naar efficiency is gedegen managementinformatie. Hoe kun je dat beter ondersteunen dan met ICT? Toch is sec ICT niet genoeg, meent Willem-Jan Verhoef. “Er zijn partijen die alles willen maken, maar wie de lengte opzoekt kan niet de diepte in. Wij hebben alle drie op onze expertise de diepte gezocht en ervoor gezorgd dat onze software met elkaar communiceert. Dat lijkt voor een buitenstaander heel logisch, maar toch is het wel uniek. Vaak werken de koppelingen tussen diverse systemen niet goed. Wij hebben die bottleneck tussen onze software opgeheven.”

 

Het Zorg Initiatef

Elektronisch Cliënten Dossier

De Heer Software ontwikkelt branchegerichte software voor de zorg- en welzijnssector. Het bedrijf ontwikkelt software voor Verpleging en Verzorging, Thuiszorg, Gehandicaptenzorg, Geestelijke Gezondheidszorg, Jeugdzorg, RIBW’s en Paramedici. PlanCare is een compleet Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Het totale proces van indicatie tot en met de realisatie en verantwoording van zorg is administratief te verwerken in PlanCare.

 

Planning

ORTEC is de grootste gespecialiseerde aanbieder van geavanceerde softwareoplossingen en consultancydiensten voor planning in de zorg. Meer dan de helft van de 100 grootste zorginstellingen in Nederland verhoogt met de producten en diensten van ORTEC de efficiëntie en de kwaliteit van hun personeelsinzet en zorglogistiek. Met ORTEC Workforce Scheduling (voorheen Harmony) wordt het optimaal plannen van de belangrijkste resource van een zorginstelling, namelijk het personeel, kinderspel.

 

Backoffice

AFAS Software ontwikkelt softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. AFAS Software automatiseert bedrijven en organisaties uit alle branches met complete en moderne (online) bedrijfssoftware. AFAS levert voor de Zorg de software met een zogeheten Zorgtemplate, waarin alle ‘best practises’ van de afgelopen jaren zijn ingericht. Dit geeft de klant een ‘vliegende start’.

 

Integratie

De uitgekristalliseerde software voor de zorgprocessen (De Heer Software) en personeelsplanning (ORTEC) komen in één dashboard samen in het systeem Profit (AFAS), dat HR- en financiële processen automatiseert. In plaats van vier, vijf of nog meer los van elkaar opererende systemen, komen nu alle oplossingen samen in één en hetzelfde geoliede systeem. Dit werkt veel efficiënter en voorkomt nodeloze vergissingen en verwarring. De informatievoorziening is up-to-date, accuraat en snel. Dankzij de integratie tussen de diverse onderdelen hoeven gegevens maar eenmaal te worden ingevoerd en is communicatie tussen de onderdelen optimaal.

 

Passie voor de zorg

Vijf jaar geleden spraken de drie hun intenties uit naar elkaar. “We zaten al snel op één lijn,” herinnert Martin de Visser zich. “Onze gezamenlijke drijfveer is zonder twijfel onze passie voor de zorg en de wens daar iets te betekenen. Alle drie zijn we sterk gericht op continuïteit, langjarig commitment naar onze klanten maar ook naar onze partners.” “Er is veel wederzijds vertrouwen,” vult Leo Koppelaar aan, “maar we zijn ook kritisch naar elkaar. Als wij vinden dat een van de partijen op een bepaald onderdeel achterloopt op de concurrentie, dan zeggen we dat. We houden elkaar dus scherp en dat accepteren we van elkaar.”

De Heer Software heeft een ruime ervaring binnen de zorg. Dat geldt ook voor ORTEC. Verhoef: “Wij kennen het klappen van de zweep uit de praktijk en we spreken de taal. We zagen dat er enorme ontwikkelingen op de zorg afkwamen, die tot grote problemen konden leiden als daar niets tegen zou worden ondernomen. De diverse initiatieven bleven steken bij individuele partijen die als eilandjes opereerden. Een consortium of samenwerkende partijen die deze handschoen oppakten, kwam er niet. Dus hebben wij dat gedaan.”

 

Twee processen

In de begindagen van het Zorg Initiatief tekenden de partners hoe zij de samenwerking voor zich zagen. Dit werkt nog tot op de dag van vandaag. Platgeslagen heb je binnen de zorg een primair en een secundair proces. De belangrijkste applicatie in het primaire proces is het ECD van De Heer. Om de zorgvraag in te vullen heb je personeel nodig. Deze planning zit in ORTEC. De mensen en de uren gaan naar HR en Payroll. Daar komt een journaalpost uit, die naar financieel gaat. Enzovoort. Naast dit hoofdproces worden ook diverse deelprocessen ondervangen, zoals een projectadministratie en CRM.

 

Ontsluiten van informatie

De processen rondom de medewerker (ORTEC), de cliënt (De Heer) en de backoffice (AFAS) sluiten heel nauw op elkaar aan. Daar is de afgelopen jaren hard aan gewerkt met als doel zoveel mogelijk administratieve taken wegnemen, met name bij de zorgmedewerker. “Nu gaat erg veel tijd op aan administratieve taken,” licht De Visser toe. “Deze niet-cliënt gebonden tijd kan echt veel minder.” Nu de integratie van de systemen ver is gevorderd, is het tijd voor de volgende stap: het ontsluiten van de informatie aan de kant van de medewerker. Koppelaar: “Denk daarbij aan de verpleegkundige die aan het bed realtime over de juiste informatie beschikt, heldere roosterinformatie en een foutloze salarisstrook. Of dat de administratie vanuit de backoffice direct kan worden uitgelezen, zodat bestuurders op basis van betrouwbare en up-to-date informatie hun beslissingen kunnen nemen. Zolang je met aparte softwaresystemen blijft werken, kun je dit niet realiseren.”

In deze tweede fase verwacht het Zorg Initiatief veel meerwaarde te bieden. “Meer dan wordt verwacht,” voorspelt Koppelaar. “We koppelen bijvoorbeeld het uurloon, zoals dat bij ons HR staat, terug aan ORTEC. Een planner kan dan zijn planning van volgende week kapitaliseren. Zo kan hij zich precies aan de budgetnormen houden.”

Zoals gezegd richt het Zorg Initiatief zich voornamelijk op de Care – verzorgingstehuizen, gehandicaptenzorg, jeugdzorg, VGZ enzovoort. Er zijn al instellingen waar het initiatief als geheel draait. Ook zijn er diverse klanten waar een of twee van de partners aanwezig zijn. “We gunnen elkaar als partner het succes,” vertelt Verhoef. “Zolang je drijfveer het belang van de klant is, komt het altijd weer bij je terug. Het belangrijkste is dat de software als totaaloplossing goed werkt bij de klant.”

“Wij voelen als leveranciers verantwoordelijkheid voor het voortbestaan van de zorg,” aldus Koppelaar. “Uiteindelijk is dat onze echte drijfveer. Ik zeg wel eens gekscherend dat wij willen dat er ook op onze oude dag nog goede verzorgingstehuizen zijn.”

 

Gerelateerde berichten...