De succesfactoren voor eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik van data
Radboudumc startte twee jaar geleden een groot Registratie aan de Bron-programma onder de naam EvaMeG, wat staat voor Eenmalig vastleggen voor meervoudig gebruik. De hoofdhalsketen boekte al snel aansprekende resultaten, meerdere zorgpaden volgden. Wat zijn de succesfactoren?
Het programma Registratie aan de Bron is een initiatief van Nictiz in samenwerking met de acht UMC’s. Inmiddels doen ook de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ), beroepsvereniging voor verzorgenden en verpleegkundigen (V&VN) en de Federatie Medisch Specialisten (FMS) mee. Het idee waarmee Nictiz startte was: alle zorginformatie eenduidig en eenmalig registreren, zodat die informatie daarna voor meerdere doeleinden kan worden gebruikt. Daarvoor is het nodig dat de administratieve processen opnieuw worden ontworpen en applicaties worden gekoppeld en soms aangepast.
Van data naar proces
Het Radboudumc heeft dit inmiddels voor meerdere zorgketens gedaan. Het ziekenhuis begon twee jaar geleden met de hoofdhalsketen, die als doelstelling had om de DICA kwaliteitsregistraties rechtstreeks vanuit het EPD te doen. Liesbeth Langenhuysen werkt bij de afdeling Informatiemanagement als programmamanager EvaMeG. Zij vertelt: “Onze KNO-artsen zijn erg vaardig met het EPD en geven zelfs trainingen aan andere artsen over hoe zij meer uit het EPD kunnen halen. Ze hadden zelf al veel optimalisaties in hun werkproces doorgevoerd. Daarom waren zij erg enthousiast over het idee om data eenmalig vast te leggen en meervoudig te gebruiken. Er was dus al een vruchtbare bodem voor dit programma.”
Collega Rosemarijn van der Donk is als applicatiespecialist inhoudelijk betrokken. Zij vertelt: “Het hoofdhalsproject begon als een dataproject: niet langer dingen dubbel vastleggen en hopelijk ook meer data verzamelen doordat het eenvoudiger is om dingen te registreren. Gaandeweg kwamen we erachter dat het niet primair draait om data, maar om zorgprocessen.”
Het procesdenken heeft echter nog niet breed postgevat in de zorg. Natuurlijk, alle ziekenhuizen zijn bezig met het ontwikkelen van zorgpaden, maar dat wil nog niet zeggen dat alle medewerkers begrijpen hoe hun werk relateert aan dat van anderen. Van der Donk: “In Radboudumc kennen we learning communities die gericht zijn op het uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van zorgpaden. EvaMeG sluit natuurlijk heel nauw bij zorgpaden aan en is een goede aanleiding om weer eens na te denken over hun proces. Want als collega’s dat doen, komen ze vrijwel altijd tot de conclusie dat ze dingen handiger kunnen organiseren. Daarin zit volgens mij ook de grote winst. Pas in tweede instantie automatiseren we het nieuw ontworpen proces op zo’n manier dat alle data nog maar eenmalig in het EPD hoeft te worden vastgelegd.”
Doe het samen
Radboudumc start alleen een project als alle betrokken functiegroepen minimaal één vertegenwoordiger afvaardigen in de werkgroep. Want dat is cruciaal, zegt Langenhuysen. “Je moet het samen doen, dus arts, verpleegkundige, administratief ondersteuner, casemanager en eventuele andere betrokken functiegroepen. Ze hebben allemaal andere taken in het proces en weten van elkaar vaak niet zo goed wat ze allemaal registreren. Door ze samen hun proces te laten uittekenen, komen ze vaak tot de ontdekking dat meerdere mensen op verschillende momenten dezelfde informatie vastleggen. Dat is natuurlijk zonde van de tijd, maar het wekt ook ergernis bij de patiënt, die steeds opnieuw dezelfde vragen krijgt.”
Op dat moment begint het te borrelen in de projectgroepen, ziet Van der Donk: “Als je erachter komt dat je dingen dubbel doet, dan gaan je handen natuurlijk jeuken om het efficiënter in te richten. Om bijvoorbeeld te kijken welke registraties je al door een verpleegkundige kunt laten doen, zodat de arts meer tijd overhoudt voor de patiënt. In dat samen nadenken over processen zit de grote winst van EvaMeG. Natuurlijk moeten er daarna koppelingen komen tussen applicaties en moeten applicaties vaak ook worden aangepast om eenmalige vastlegging mogelijk te maken, maar je moet niet de fout maken om het vanuit data en IT aan te vliegen. Het begint echt bij een beter zorgproces.”
Bij het aanpassen van applicaties ziet Informatiemanagement er streng op toe dat er niet weer een nieuw formuliertje wordt gebouwd. “We lopen echt door alle data en kijken: dit hoort hier, dit hoort daar”, zegt Van der Donk. “Want de registraties moeten een logisch onderdeel zijn van het proces.”
Tijdwinst
Met het betere proces halen de afdelingen naast een paar mooie vissen vaak ook de nodige bijvangst binnen. Sterker, soms blijkt de bijvangst belangrijker dan de beoogde vis, zegt Langenhuysen. “De hoofdhalsketen begon vanuit de wens om meer en betere kwaliteitsregistraties te doen in DICA. Wat ze er vervolgens bij hebben gekregen zijn tijdwinst en meer continuïteit in het zorgproces. Ze zeiden laatst: ‘we hebben helemaal niet in de gaten dat we veel meer data vastleggen.’ Het voelt niet meer als administratieve last. Artsen kunnen zich tijdens een consult focussen op het gesprek met de patiënt, vragen dieper door en leggen daardoor min of meer vanzelf ook meer dingen vast.”
Inmiddels zijn in veel meer ketens in het Radboudumc de processen geüniformeerd en is het EPD aangepast om eenmalig registreren mogelijk te maken. “We zien dat artsen erg enthousiast zijn en het graag aan hun collega’s laten zien”, zegt Langenhuysen. “Het werkt veel beter als zij het aan elkaar uitleggen dan wanneer wij als Informatiemanagement ons evangelie prediken.”
Bovendien, zo constateert Van der Donk, inspireren zij elkaar om te blijven verbeteren. “Urologie en gynaecologie hadden dingen bedacht die hoofdhals later van hen heeft overgenomen. De één vindt een wiel uit en de ander verbetert dat. Wel is het zo dat iedere afdeling de oplossingen moet vertalen naar de eigen situatie. Want ieder zorgpad is anders, er is niet één oplossing voor iedereen. Daarom is het ook zo belangrijk dat de teams zelf in de lead zijn.”
Sommige teams zijn zelfs zo ver in de lead dat zij Informatiemanagement steeds minder nodig hebben, ziet Van der Donk tot haar grote vreugde. “Long is een mooi voorbeeld. Zij hebben het procesdenken echt omarmd en hebben ons niet meer nodig om nieuwe processen te ontwerpen. Het enige wat wij voor hen nog doen is complexe functionaliteit bouwen, want zelfs de eenvoudige aanpassingen in het EPD doen ze zelf.”
Begin gewoon
EvaMeG is inmiddels zo’n groot succes dat de vraag van afdelingen naar begeleiding groter is dan wat Informatiemanagement aan kan. Juist daarom zijn beide dames zo blij met de zelfredzaamheid van sommige afdelingen. “Dat is ook het mooie hiervan”, besluit Langenhuysen. “Je kunt gewoon zelf starten door in kaart te brengen: wie legt welke informatie wanneer in welke applicatie vast? Alleen al door dat te analyseren, ontstaan zoveel verbeterideeën. Ik raad andere organisaties aan: maak het niet te complex maar begin gewoon met een deel van je proces en breidt het daarna langzaam uit.
Randvoorwaarden voor succes
- De hele afdeling moet het willen. Bovendien moeten alle functieprofielen vertegenwoordigd zijn in de projectgroep;
- Er moet één duidelijk begindoel zijn, bijvoorbeeld de administratieve last verlagen of de zorglogistiek verbeteren. Begin niet met drie doelstellingen;
- De trekker van het project is degene die het meeste baat heeft bij het vastgestelde hoofddoel: een arts als het doel is de kwaliteitsregistraties te verbeteren, een administratief ondersteuner als het doel is de verschillende deelprocessen beter op elkaar af te stemmen enzovoort;
- De deelnemers moeten begrijpen hoe het EPD in elkaar zit en moeten enige handigheid hebben in omgang met het EPD;
- Maak vooraf duidelijke afspraken wat Informatiemanagement van de bewuste afdeling verwacht en wat de afdeling van Informatiemanagement mag verwachten;
- De afdeling moet zelf in de lead zijn.