Google heeft een belangrijke stap gezet in het versterken van databeveiliging binnen organisaties. De functie data classification labels voor Gmail is niet langer in open bèta en nu algemeen beschikbaar voor gebruikers van Google Workspace. Deze functie maakt het mogelijk om e-mails te classificeren met aangepaste labels of met bestaande labels die al in Google Drive worden gebruikt.
Data classification
In een tijd waarin datalekken steeds vaker voorkomen en grote financiële gevolgen kunnen hebben, biedt deze uitbreiding een krachtig middel om gevoelige informatie beter te beschermen. Beheerders kunnen specifieke regels instellen op basis van deze labels. Zo kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat een e-mail met het label ‘Intern’ naar externe ontvangers wordt verzonden, of kunnen berichten met financiële gegevens automatisch het label ‘vertrouwelijk’ krijgen.
Sinds de bètafase heeft Google diverse verbeteringen doorgevoerd. Zo is automatische labeling geïntegreerd met Data Loss Prevention (DLP)-regels. Deze regels kunnen e-mails automatisch voorzien van een label op basis van hun inhoud. Voor gebruikers van Gmail via het web worden deze regels direct toegepast, wat zorgt voor onmiddellijke terugkoppeling. Bovendien zijn zogeheten Sensitive content snippets toegevoegd, korte meldingen die gebruikers informeren waarom een bericht werd gemarkeerd.
Auditlogs
Administrators hebben nu ook toegang tot uitgebreide auditlogs, waarin bijvoorbeeld wordt vastgelegd wanneer een label is toegepast of verwijderd. Dit helpt bij monitoring en compliance. Belangrijk is ook dat ondersteuning voor Android- en iOS-apparaten is toegevoegd, wat betekent dat deze beveiligingsmaatregelen nu ook mobiel gelden.
Voor beheerders die al gebruikmaakten van de open bèta verandert er niets. Nieuwe beheerders kunnen de classificatie instellen op domein-, groeps- of individueel niveau via de Admin-console. Labels die in Drive worden gebruikt, kunnen worden gesynchroniseerd met Gmail.
Handmatige classificatie
De Label Manager en handmatige classificatie zijn breed beschikbaar binnen diverse Workspace-abonnementen, zoals Business Standard, Enterprise Plus en Education Plus. Geavanceerde DLP-functies met label-ondersteuning zijn echter voorbehouden aan de hogere tiers.
Tot slot kondigde Google aan dat de automatische toepassing van DLP-regels op mobiele apparaten in mei wordt uitgerold, een volgende stap richting een volledig geïntegreerd en veilig e-mailsysteem binnen Google Workspace.