Google Workspace krijgt nog meer AI-functionaliteit. Zakelijke gebruikers van Google Workspace krijgen de komende periode nog meer AI-functies tot hun beschikking, waarmee ze nog beter en efficiënter kunnen werken. De belangrijkste uitbreidingen zijn waarschijnlijk de persoonlijke workflows (Workspace flows) en AI-agents (Gems).
Google maakte eerder dit jaar de keuze om alle AI features standaard beschikbaar te maken in de al bestaande zakelijke Workspace-abonnementen. Dit kwam wel gepaard met een prijsverhoging van een paar doller per gebruiker per maand. Het laat wel zien dat Google ervan overtuigd is dat AI essentieel is voor moderne organisaties en dat de technologie toegankelijk moet zijn voor elke werknemer. De AI-tools helpen gebruikers tijd te besparen en productiever te zijn, wat tot op heden heeft geresulteerd in meer dan 2 miljard AI-assistenties per maand voor zakelijke gebruikers.
Bij Google is AI geen exclusieve toevoeging maar een fundamentele functionaliteit binnen de werkplek. Bij Microsoft vraagt men op dit moment nog 30 dollar per maand per gebruiker om AI toe te voegen aan Microsoft 365. Het is dus een bewuste keuze van Google om AI-functies beschikbaar te stellen aan iedereen. Grote en kleine bedrijven hebben hier dan ook positief op gereageerd door Gemini in Workspace actief in te zetten in hun dagelijkse werkzaamheden.
De AI-functionaliteit vindt zijn weg naar steeds meer toepassingen binnen het Workspace-ecosysteem en is inmiddels ook in het Nederlands beschikbaar voor zakelijke gebruikers.
Workflow-automatisering met AI-agents
Google introduceert nu nog meer AI-mogelijkheden in de dagelijkse Workspace-tools zoals Docs, Sheets, Meet en Chat. De meest opvallende innovatie is Google Workspace Flows, een compleet nieuwe manier om workflows te automatiseren tussen verschillende applicaties.
Veel bedrijven worstelen met routinetaken die waardevolle tijd opslokken, zoals het verzamelen van goedkeuringen, handmatig spreadsheets bijwerken of het doorzoeken van documenten naar specifieke informatie. Traditionele automatiseringstools kunnen eenvoudige triggers afhandelen, maar zodra het complexer wordt en context en redenering vereist is, dan wordt het problematisch. Daar maakt AI nu het verschil, om alsnog de juiste workflows te activeren.
Google Workspace Flows is dan ook ontworpen om deze complexere processen te automatiseren met AI. De AI kan onderzoek doen, informatie analyseren en inhoud genereren. Deze functionaliteit sluit aan bij de bredere trend in de markt, waarin we zien dat ook andere grote spelers zoals Salesforce, ServiceNow, HubSpot, Workday inzetten op AI-agents voor procesautomatisering.
Gems: gepersonaliseerde AI-agents voor gerichte taken
In Workspace Flows kan je gebruik maken van zogenaamde Gems, dit zijn op maat gemaakte AI-agents die je zelf kunt bouwen met Gemini op basis van bestaande templates. Deze Gems zijn gespecialiseerd in specifieke taken, zoals het controleren van marketingteksten of ze passen bij de merkidentiteit, het beoordelen van beleidsdocumenten, of het intelligent sorteren van klantenservicetickets.
Workspace Flows kan verwijzen naar bestanden in Google Drive voor context en vervolgens aangepaste Gems gebruiken om de juiste vervolgstappen te nemen. Zo kan het bijvoorbeeld een inkomend klantverzoekformulier analyseren, het kernprobleem identificeren, mogelijke oplossingen onderzoeken, een behulpzaam antwoord opstellen en dit markeren voor controle door het ondersteuningsteam. Het stroomlijnt hiermee volledige ticket processen in plaats van enkel individuele stappen.
Nieuwe audiofuncties en verbeterde schrijfhulp in Docs
Een opvallende toevoeging is de nieuwe audiofunctionaliteit in Google Docs. Binnenkort kunnen gebruikers volledige audioversies van hun documenten maken of kiezen voor podcast-achtige samenvattingen van de belangrijkste punten. Deze functie, geïnspireerd door de populariteit van audio-overzichten in NotebookLM, biedt een volledig nieuwe manier om met content te interacteren.
Daarnaast introduceert Google ‘Help me refine’ in Docs, een functie die verder gaat dan standaard tekstgeneratie. In plaats van simpelweg zinnen te herschrijven, biedt het doordachte suggesties om argumenten te versterken, de structuur van een document te verbeteren of belangrijke punten duidelijker te maken. Het doel is niet alleen om het document te verbeteren, maar ook om gebruikers te helpen effectiever te communiceren.
Sheets, Vids en Meet krijgen AI-upgrades
Google bouwt ‘Help me analyze’ in Google Sheets, wat gebruikers toegang geeft tot een 24/7 beschikbare analist die hulp biedt bij het starten van analyses, het identificeren van interessante trends, het suggereren van vervolgstappen en het maken van duidelijke, interactieve grafieken. Dit maakt krachtige analyse toegankelijk voor het hele team, of ze nu spreadsheet-experts zijn of niet.
Google Vids, de nieuwe app voor het maken van video’s, wordt uitgebreid met de mogelijkheid om hoogwaardige, originele videoclips te genereren, aangedreven door het geavanceerde Veo 2-model. Verder krijgt Google Meet nieuwe AI-functionaliteiten waarmee gebruikers eenvoudig kunnen vragen wat ze gemist hebben tijdens een vergadering of specifieke onderwerpen kunnen navragen.
In Chat kunnen gebruikers Gemini rechtstreeks in de discussie betrekken door @gemini te typen, waarna het een gedetailleerde samenvatting kan geven met openstaande vragen, belangrijke beslissingen en volgende stappen. Dit helpt teams door de ruis heen te kijken en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft.
Databescherming en privacy
Google benadrukt dat bedrijfsgegevens bij het gebruik van Gemini veilig en privé worden verwerkt en opgeslagen. De informatie wordt niet door mensen bekeken, niet gebruikt om Gemini-modellen te trainen zonder toestemming, en nooit verkocht of gebruikt door externe partijen. Het bedrijf stelt dat gebruikers erop kunnen vertrouwen dat hun data hun eigendom blijft.
Vanaf nu krijgen organisaties ook meer controle met opties voor dataresidentie, waardoor ze kunnen beperken waar Gemini hun gegevens verwerkt (bijvoorbeeld alleen binnen de VS of EU). Dit helpt bij het voldoen aan regelgeving zoals AVG en ITAR en komt tegemoet aan de toenemende eisen op het gebied van datacompliance.
Google Workspace biedt een stuk meer dan Microsoft 365
Met deze strategie rondom Google Workspace gaat Google vol de concurrentie met Microsoft 365 aan. Hoewel Microsoft 365 veel dominanter is, is het aanbod van Google Workspace op dit moment veel interessanter. Terwijl de kosten bij Google ook vele malen lager liggen. De vraag is dan ook of Microsoft het zich kan veroorloven om zijn AI-addon voor Microsoft 365 zo prijzig te houden. Op de lange termijn voorzien wij dat veel organisaties zullen overwegen over te stappen op Google Workspace.