Als een van de eerste overheidsorganisaties migereerde de provincie Noord-Brabant SAP S/4HANA naar de cloud. De organisatie realiseerde dit met behulp van RISE with SAP en SAP-partner Ctac. Deze stap maakt informatie sneller beschikbaar voor het uitvoeren van kerntaken, stelt de provincie, waardoor medewerkers efficiënter en sneller antwoorden kunnen vinden op cruciale vragen.
Provincies hebben een belangrijke taak als het gaat om een duurzame ruimtelijke ordening. Deze bestuurslaag bepaalt onder andere waar woningen, bedrijventerreinen en natuurgebieden komen. Ook moet de provincie zorgen voor een veilige en schone leefomgeving en een leefbaar platteland.
Digitale representatie
“De vraag is hoe je die ruimte zo optimaal mogelijk benut”, zegt Jochem Meulesteen, directeur Bedrijfsvoering & Realisatiekracht van de provincie Noord-Brabant. “Dan helpt het om die ruimte te vertalen naar een digitale omgeving, zodat je ziet wat er gebeurt op het moment dat er dingen veranderen.”
De directeur stelt dat met een druk op de knop alle informatie over een bepaalde gebiedsontwikkeling beschikbaar moet zijn. “Zodat we sneller kunnen verantwoorden waar we mee bezig zijn en we kunnen aantonen dat we ‘in control’ zijn.”
Daarvoor is het volgens Meulesteen noodzakelijk dat de informatie uit de databronnen waarover de provincie beschikt direct beschikbaar is. “En dat we die informatie kunnen vertalen naar kaartinformatie. Hiervoor zijn onder andere binnen onze vastgoedsector de afgelopen jaren de nodige stappen gezet en is een enorme vooruitgang geboekt.”
Integratie informatiesysteem
Sinds enkele jaren vormen SAP S/4HANA en de SAP HANA-database de ‘single source of truth’ voor de provincie Noord-Brabant. Door de integratie van SAP met het geografische informatiesysteem ArcGIS van ESRI worden lijsten en Excel-tabellen omgezet in interactieve kaarten.
Gebruikers kunnen inzoomen op een kaart en zien direct welke activiteiten bijvoorbeeld het Ontwikkelbedrijf en het Groen Ontwikkelfonds Brabant in een bepaald gebied ontplooien, of activiteiten elkaar overlappen en welke investeringen er worden gedaan.
Daarnaast biedt het SAP Business Technology Platform (SAP BTP) integraties met onder andere basisregistraties. “Doordat we alle processen hebben gedigitaliseerd, kunnen we informatie heel snel boven tafel krijgen”, stelt Erik van Os, bij de provincie opdrachtnemer/controller van het programma Majeure Projecten en Ontwikkelbedrijf (Vastgoedsector). Deze datagedreven en gebiedsgerichte werkwijze draagt bij aan een snellere en beter geïnformeerde besluitvorming.
Bijzondere integratie
De gerealiseerde integratie tussen SAP en ESRI wordt wereldwijd door diverse organisaties met belangstelling gevolgd. Wat maakt deze integratie zo bijzonder? “We kunnen geografische informatie over bijvoorbeeld percelen en gebouwen rechtstreeks uit de SAP HANA-database in real time op verschillende manieren op een kaart tonen”, aldus Van Os. “Daarnaast kunnen we deze informatie combineren met bijvoorbeeld beleidsdata en stikstofdata. Die eenvoud maakt het zo krachtig.”
Onlangs heeft de provincie de Enterprise-versie van ArcGIS in gebruik genomen, wat de integratie met SAP verder optimaliseert. Van Os: “Dashboards kunnen we nu nog sneller en gemakkelijker delen met partijen binnen en buiten de organisatie. Bovendien kunnen we deze dashboards zonder handmatige handelingen in rapportages opnemen.”
SAP naar de cloud
Een andere belangrijke stap in het optimaliseren van de informatievoorziening is de migratie van SAP S/4HANA naar de private cloud. “We hadden zelf servers beschikbaar, maar de bestaande contracten voor beheer en ondersteuning liepen af”, verduidelijkt Marcel Hol, senior applicatiebeheerder bij de provincie Noord-Brabant. “Dit bracht kwetsbaarheden met zich mee.”
Als een van de eerste overheidsinstanties migreerde de provincie SAP naar de cloud. Deze migratie was echter niet eenvoudig. De provincie stelt strenge eisen aan security en compliance. Zowel de nieuwe omgeving als SAP-partner Ctac, die na de livegang verantwoordelijk blijft voor het beheer, moeten volledig voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De migratie moest bovendien plaatsvinden zonder dat de gebruikers er iets van merkten, oftewel ‘met de winkel open’.
Complexe migratie
Er waren echter nog meer factoren die de migratie complex maakten. “We moesten niet alleen SAP maar ook ESRI naar de cloud brengen, en daar opnieuw de connectie maken”, legt Van Os uit. “Als je met het ene systeem een stap zet, moet het andere systeem volgen. Het vergde veel inspanning en afstemming om alles op elkaar af te stemmen en goed te laten functioneren.”
Managed cloud
De migratie werd uitgevoerd in samenwerking met SAP en Ctac, met behulp van RISE with SAP. Dit is een managed-cloudproduct waarmee organisaties hun on-premise ERP-systemen soepel en veilig naar de cloud kunnen migreren. De geïntegreerde intelligentie, realtime inzichten en geavanceerde technologieën verbeteren de compliance en maken het bedrijf veerkrachtiger. “RISE heeft ons veel werk uit handen genomen en houdt het beheer dicht bij de bron”, constateert Hol.